当日の進行は柔軟に

そしていざ本番を迎えるわけですが、なにぶん特別な日なのですから、ハプニングはつきものです。先述の通り披露宴が押してお開きとなる、新郎新婦がスタート時間に間に合わない、予想外の参加者数増減等、何が起こるか全く解りません。その為、特異事項が起きた場合の事も想定しておきましょう。

披露宴が押したら、会場スタッフに伝え幹事は一番先に会場を出させて貰います。長いお見送りの列に並んでいては遅れてしまいます。新郎新婦の到着が遅れそうであればゲストを手持ち無沙汰にさせない為に、進行中流す予定だった映像を流すなど臨機応変に対応することも必要です。全ての進行を断固新郎新婦到着後にしてしまうと、会場延長料発生や、キツキツのスケジュールで二次会からの参加者は新郎新婦と触れ合う時間もなく残念な結果になります。

赤字が出た場合の支払い金用意や黒字が出た場合の用途を決めておくことも大切です。今挙げたハプニングはほんの一例ですので、いかなる場合も幹事は慌てず柔軟に対応できるように事前の話し合いや準備をしておくことは必須です。やむを得ないハプニング以外のトラブルは起きない用、目配りと気配りを絶やさない様にすることも大切です。

事前準備は綿密に

実際に会場打ち合わせがスタートしたり備品を用意し始める本番1、2ケ月前という時期は、新郎新婦も挙式や披露宴準備のラストスパートで、多忙な上疲労も溜まっています。二人とも仕事をされながらでしたら、尚更です。その為、幹事の依頼をされたら早々に二人の意向だけは把握し、実際に幹事が動き始めたら極力二人には負担がかからない様に出来るのが理想的です。

最低限聞いておきたい事は、何人くらい招待する予定なのか、ご両親はいらっしゃるのか、会場は二人手配なのか幹事手配なのか、披露宴終了予定時間と、披露宴後二人は着替えてくるのか、司会は幹事なのかプロを発注するのか、ゲストの会費はいくら位が理想なのか、映像上映や音響を入れたいなど内容に入れたい事がある場合は別途機材代金が発生するのか、ケーキ入刀したい際にケーキ代金が発生するのかなどです。

幹事手配だった場合、会場をいくつかピックアップし見学に行ったり仮押さえをしたりと動き始められますね。会場に問い合わせする際開始時間の目安として必要情報です。披露宴は終了予定時間よりも押して終わる事も多いので、その時刻プラス1時間程度プラス移動時間プラス幹事会場準備30分から1時間を受付開始時間とすると安心です。新郎新婦が着替える場合は更に30分プラスしても良いと思います。幹事だった場合も、大枠のタイムスケジュールを作り準備に備えられます。ご両親がいらっしゃる場合は失言等にも特に気を付けましょう。

先方様だった場合、役割分担を決めておきましょう。受付会計以外にも新郎新婦を会場までエスコートする、会場に飾る物の運搬、使用するものを揃え配送するなり運搬する等幹事の役割はいくらでもあります。役割が決まっていると会場とのお打ち合わせがスムーズです。新郎新婦が打ち合わせに同席出来なくても大丈夫な位に二人の理想を理解していると、幹事ご自身も不安なく当日を迎えることが出来ます。

二次会幹事になったら

親しい友人からの結婚報告、誰でも心からおめでとうとお祝いする嬉しい出来事ですよね。そして、その報告に続いて「二次会の幹事をお願いしたいんだけど」と言われた時は光栄でもあり、あまり経験のない方だと動揺もしてしまう事があると思います。けれど友人のおめでたい日の重要な時間、自信を持って臨みたいですね。これから、二次会幹事として成功を収めるために必要な意識や準備についてお伝えします。

先ず結婚式二次会の「成功」とはどういう事なのかについてですが、先ず頭に浮かびやすいのは「盛り上がったかどうか」だと思います。勿論とても大切な事です。続いては「会計で極力赤字を出さない」、こちらもとても大切ですね。その二点は簡単に聞こえますが、細かく見ていくととても奥が深く、入念な事前準備と当日のスムーズな段取りを要します。

参加者に満足してもらい盛り上げる為には、ゲームや映像、新郎新婦のセレモニーやサプライズなどゲストが平等に楽しめるイベントプログラムとそれを解りやすくはっきりと伝える司会進行・食事内容や席数(女性はハイヒールの方が多く、極端に席数が少ないとそれだけで疲れてきます)とゲーム景品やプチギフト等に対するコストパフォーマンス・新郎新婦を迎えるまでの時間の過ごし方等への計画と配慮が必要となってきます。ゲストへの配慮だけではなく、披露宴後で疲れている新郎新婦の二人も快適に楽しんで貰える様な気遣いも是非お忘れなく。

関連サイト……二次会のゲーム景品購入できる『マイルーム』

そしてその上で赤字を出さない為に、値段を抑えられる部分はしっかり締めていく事が重要ですね。こう述べていくだけでは読者の方を混乱させてしまうだけかと思いますので、実際に行動すべき内容を以下でご紹介します。